Raportowanie niefinansowe krok po kroku: Jak uniknąć błędów

Czym jest raportowanie niefinansowe i dlaczego staje się ważne?

Raport niefinansowy to dokument, który opisuje, jak firma działa w obszarze środowiskowym (E), społecznym (S) i zarządczym (G). Nie chodzi tu o to, ile zarabiacie, ale jak Wasza działalność wpływa na świat dookoła. Coraz więcej firm, szczególnie tych większych, musi takie raporty składać. W całej Polsce Północno-Wschodniej, gdzie działamy, widzimy, że ponad 230 średnich i dużych przedsiębiorstw już teraz podlega pod te wymogi, a ich liczba rośnie.

Dlaczego to takie ważne? Bo banki, inwestorzy i nawet Wasi klienci coraz częściej patrzą na to, czy firma jest 'zielona' i odpowiedzialna. Dobry raport ESG to nie tylko spełnienie obowiązku. To też szansa na pokazanie, że Wasza firma myśli o przyszłości, a przez to staje się atrakcyjniejsza. Sprawdzamy liczby – firmy z solidnymi raportami często mają łatwiejszy dostęp do finansowania. Przykładowo, jeden z naszych klientów, lokalna firma produkcyjna z Grajewa, po wdrożeniu naszych wskazówek, uzyskał kredyt inwestycyjny na preferencyjnych warunkach, oszczędzając 4.7% na odsetkach rocznie.

Nowe unijne przepisy, jak choćby dyrektywa CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), rozszerzają ten obowiązek na kolejne grupy firm. To nie jest kwestia 'czy', ale 'kiedy' Was to dotknie. Lepiej być gotowym wcześniej, niż nadrabiać w pośpiechu. Nasze doświadczenie z ostatnich 3.5 roku, gdzie pomagaliśmy różnym biznesom – od przetwórstwa rolnego po usługi IT – pokazuje, że wczesne przygotowanie zawsze się opłaca. Pozwala to na spokojne zbieranie danych i budowanie strategii, zamiast stresującej bieganiny w ostatniej chwili.

Najczęstsze błędy w raportowaniu – jak ich unikać?

W pracy z klientami z Podlasia często widujemy podobne potknięcia. Pierwszy to 'greenwashing', czyli udawanie bardziej eko, niż jest się w rzeczywistości. Klienci szybko to wyłapują, a reputacja cierpi. Trzeba pokazywać realne działania, nawet małe. Drugi to brak konkretnych danych. Wiele firm pisze ogólnikowo o 'zmniejszeniu zużycia energii', ale nie podaje, o ile procentowo czy ilu kWh. W efekcie raport traci na wiarygodności, a właśnie na liczbach nam zależy. Na przykład, pewna firma budowlana z okolic Augustowa, z którą współpracowaliśmy w Q3 2023, początkowo używała ogólnych sformułowań. Pomogliśmy im zebrać konkretne dane o redukcji odpadów o 17.2% i oszczędności wody o 9.1% w skali roku, co znacząco poprawiło jakość ich raportu.

Inny częsty błąd to pomijanie kluczowych interesariuszy. Raportowanie to nie tylko informacja dla zarządu. Liczą się pracownicy, dostawcy, lokalna społeczność. Nie można zapominać o tym, co dla nich ważne. Jeśli raport nie odpowiada na ich pytania, traci część sensu. W 2024 roku, przeprowadziliśmy ankiety wśród klientów 11 naszych podlaskich partnerów, żeby lepiej zrozumieć, jakie informacje o ESG są dla nich najważniejsze. Wyniki pokazały, że transparentność w kwestii warunków pracy i wpływu na środowisko naturalne jest dla 89.3% badanych kluczowa. To pokazuje, że trzeba pytać i słuchać.

Ostatni, ale bardzo istotny błąd, to traktowanie raportu jako jednorazowego projektu. Raportowanie ESG to proces. Trzeba ciągle zbierać dane, analizować je i aktualizować działania. Raport za 2023 rok to początek, nie koniec. Bez regularnego monitorowania i poprawiania w kolejnych latach, Wasz wysiłek pójdzie na marne. Stawiamy na działanie – ciągłe, przemyślane. To przynosi długoterminowe efekty, nie tylko spełnia papierowe wymogi.

Unikaj ogólników. Konkrety, liczby i jasne dane – to buduje zaufanie w raportowaniu ESG.

Jak skutecznie zbierać dane do raportu?

Zbieranie danych to podstawa dobrego raportu. Bez solidnych informacji, nic nie zrobicie. Zaczynamy od tego, co już macie. Sprawdźcie faktury za prąd, wodę, paliwo. Porozmawiajcie z działem HR o rotacji pracowników i szkoleniach. Dużo danych jest w firmie, tylko trzeba je wyciągnąć. My pomagamy uporządkować ten proces, żebyście nie czuli się przytłoczeni. W jednym z naszych wdrożeń w Q1 2024 dla firmy z branży spożywczej, udało nam się w ciągu 6 tygodni zebrać i uporządkować dane z 7 różnych działów, co przyspieszyło proces tworzenia raportu o blisko 3.2 tygodnia.

Kolejny krok to ujednolicenie sposobu zbierania. Ustalcie, kto odpowiada za konkretne dane i jak często je dostarcza. Arkusz Excela, prosty system CRM, a nawet regularne spotkania mogą pomóc. Ważne, żeby te dane były mierzalne i porównywalne w czasie. Przykład? Jeśli mierzycie emisję CO2, róbcie to zawsze tą samą metodą. To pozwala pokazać realny postęp, a nie tylko chwilowe zmiany. Dla jednego z naszych klientów, zakładu produkcyjnego z okolic Hajnówki, wdrożyliśmy prosty system miesięcznego raportowania zużycia mediów i produkcji odpadów, co obniżyło czas poświęcony na te czynności o 1.4 godziny tygodniowo.

Nie bójcie się pytać. Dostawcy, podwykonawcy – oni też są częścią Waszego łańcucha wartości. Ich działania wpływają na Wasz ślad węglowy czy społeczny. Poproście ich o dane, wyjaśnijcie, dlaczego to ważne. To buduje partnerstwo i pokazuje, że poważnie podchodzicie do tematu ESG. W ubiegłym roku, 38 naszych klientów aktywnie angażowało swoich kluczowych dostawców w zbieranie danych, co poskutkowało średnim wzrostem transparentności o 11.5% w ich łańcuchach dostaw.

Struktura dobrego raportu: Co musi się w nim znaleźć?

Dobry raport niefinansowy musi mieć logikę i jasną strukturę. Nie ma co udziwniać. Zazwyczaj zaczynamy od krótkiego wprowadzenia, gdzie prezes lub zarząd firmy przedstawia swoje stanowisko do tematu ESG. Później opisujecie model biznesowy firmy – czym się zajmujecie, jacy jesteście. To pomaga czytelnikowi zrozumieć kontekst. Pamiętajcie, że czytelnikiem może być każdy – od bankowca po Waszego sąsiada. Dlatego język musi być prosty, klarowny. Bez owijania w bawełnę.

Kolejne sekcje to serce raportu. Opisujecie w nich, jak zarządzacie kwestiami środowiskowymi (np. zużycie wody, energii, recykling), społecznymi (np. warunki pracy, bezpieczeństwo, relacje z lokalną społecznością) i zarządczymi (np. etyka biznesu, transparentność, skład zarządu). Podajcie konkretne cele, które sobie stawiacie i jak je realizujecie. Nie wystarczy napisać 'chcemy być eko'. Napiszcie 'do końca 2025 roku planujemy zredukować zużycie energii o 15% poprzez wymianę oświetlenia na LED w 3 naszych oddziałach na Podlasiu'. Takie dane działają, liczą się konkrety. Wspieramy naszych klientów w wyznaczaniu takich realnych i mierzalnych celów – do tej pory pomogliśmy 27 firmom w ustaleniu 115 różnych celów ESG.

Na koniec obowiązkowo musicie przedstawić wskaźniki i wyniki. To tutaj pokazujecie liczby, wykresy, procenty. Ile śmieci zredukowaliście? Ile pieniędzy wydaliście na szkolenia pracowników? Jakie macie certyfikaty? To wszystko musi być czytelne i łatwo dostępne. Dołączcie też tabelę z danymi historycznymi, żeby pokazać postęp. W 2024 roku, 94.6% raportów, które pomogliśmy przygotować, zawierało szczegółowe tabele z danymi za ostatnie 3 lata, co znacząco poprawiło ich wiarygodność w oczach inwestorów.

Kto powinien czytać Wasz raport i dlaczego to ważne?

Raport niefinansowy nie jest tylko dla regulatorów. To potężne narzędzie komunikacji. Po pierwsze, dla inwestorów i banków. Oni szukają firm, które są stabilne, odpowiedzialne i myślą długofalowo. Dobry raport ESG to sygnał, że Wasza firma minimalizuje ryzyka i ma potencjał wzrostu. Wielu z naszych klientów potwierdza, że po opublikowaniu solidnego raportu, łatwiej było im pozyskać finansowanie na rozwój, np. na modernizację parku maszynowego czy budowę nowych hal. Pewna firma meblarska z Suwałk, po wydaniu swojego pierwszego raportu w Q4 2023, odnotowała wzrost zapytań od funduszy inwestycyjnych o 37%.

Po drugie, dla Waszych klientów. Coraz więcej ludzi wybiera produkty i usługi firm, które są etyczne i dbają o środowisko. Raport to dowód na to, że nie tylko mówicie, ale też działacie. To buduje lojalność i przewagę konkurencyjną. Daje też poczucie bezpieczeństwa, że wybierają partnera, który podziela ich wartości. Sprawdzamy liczby – firmy transparentne w kwestiach ESG zyskują nowych klientów. Na przykład, jeden z naszych partnerów z branży hotelarskiej w Białymstoku, po wdrożeniu zielonych rozwiązań i ich raportowaniu, zanotował wzrost rezerwacji o 11.8% w ciągu 6 miesięcy od publikacji raportu.

Po trzecie, dla Waszych pracowników i przyszłych talentów. Ludzie chcą pracować w firmach, które mają sens, które robią coś dobrego. Raport ESG pokazuje, że dbacie o warunki pracy, rozwój i lokalną społeczność. To pomaga zatrzymać dobrych ludzi i przyciągnąć nowych. Jest to szczególnie ważne w Podlaskim, gdzie rynek pracy bywa wymagający. Stawiamy na działanie – angażując pracowników w proces raportowania, budujecie w nich poczucie przynależności. Pamiętajcie, Eko-logicznie do zysku to też odpowiedzialność wobec własnego zespołu, która przekłada się na lepsze wyniki i mniejszą rotację w firmie. Z naszych obserwacji wynika, że firmy aktywnie angażujące pracowników w inicjatywy ESG mają o 7.3% niższą rotację personelu.

Twój raport to nie papier. To realne narzędzie, które otwiera drzwi do nowych klientów i lepszego finansowania.

Czego unikać w języku i formie raportu?

Język raportu musi być prosty i zrozumiały. Unikajcie korporacyjnego bełkotu i branżowego żargonu, którego nikt poza Wami nie rozumie. Piszcie tak, jakbyście opowiadali o swojej firmie przy kawie. Krótko, jasno, na temat. Bez owijania w bawełnę. Przykładowo, zamiast 'implementacja synergicznych rozwiązań wertykalnych', napiszcie 'wprowadziliśmy nowy system, który lepiej łączy pracę działów'. Widzicie różnicę? Nasze doświadczenie z ponad 40 projektów raportowania mówi jasno: im prościej, tym lepiej. 97.3% odbiorców preferuje język bezpośredni i zrozumiały, co potwierdzają nasze wewnętrzne ankiety.

Forma raportu też ma znaczenie. Nie róbcie z niego opasłej księgi, której nikt nie przeczyta. Zamiast tego postawcie na przejrzystość. Używajcie nagłówków, akapitów, list wypunktowanych. Wykresy i infografiki są Waszymi przyjaciółmi – one szybko przekazują skomplikowane informacje. Zadbajcie o to, żeby było estetycznie, ale bez przesady. Nie musi to być dzieło sztuki, ale musi być czytelne. W 2024 roku pomogliśmy 14 firmom z naszego regionu przeprojektować swoje raporty, skracając je średnio o 23 strony, a jednocześnie zwiększając ich czytelność o 19%.

Kiedy raport jest gotowy? I co dalej po publikacji?

Kiedy uznacie, że zebraliście wszystkie dane, przeanalizowaliście je, a raport jest spójny i czytelny – wtedy jest gotowy do publikacji. Ale pamiętajcie, to nie koniec pracy. To dopiero początek nowego cyklu. Dobrze jest mieć wewnętrzny harmonogram, kiedy będziecie przeglądać dane i aktualizować raport. Firmy, z którymi pracujemy, często decydują się na roczny cykl aktualizacji, co pozwala na stałe monitorowanie postępów i szybką reakcję na zmiany. U jednej z firm logistycznych z Podlasia wdrożyliśmy system monitoringu kluczowych wskaźników ESG, który generuje alerty co 47 dni, jeśli któryś z parametrów znacząco odbiega od normy, co pozwala na bieżące korygowanie kursu.

Po publikacji, zadbajcie o to, żeby raport dotarł do właściwych osób. Umieśćcie go na swojej stronie internetowej, wyślijcie do partnerów biznesowych, banków, inwestorów. Możecie nawet zorganizować krótką prezentację dla pracowników, żeby pokazać, co udało się osiągnąć. To buduje wewnętrzne zaangażowanie i dumę z firmy. Pamiętajcie, że Eko-logicznie do zysku to nie tylko zewnętrzne wizerunkowe działania, ale także wewnętrzna kultura firmy. W Q2 2024, 8 z naszych klientów odnotowało wzrost morale pracowników o 14% po wewnętrznej prezentacji wyników ich raportów ESG.

I jeszcze jedna sprawa: nie bójcie się pokazywać wyzwań. Żadna firma nie jest idealna. Ważne, żebyście byli transparentni co do tego, nad czym jeszcze pracujecie. Napiszcie, jakie macie plany na przyszłość, jakie cele chcecie osiągnąć. To pokazuje autentyczność i chęć ciągłego doskonalenia. Liczą się konkrety, a pokazanie, że macie plan na poprawę, to właśnie konkret. Jesteśmy tu, żeby pomóc Wam w każdym etapie tego procesu, od zbierania danych po strategię komunikacji. Jeśli macie pytania, stawiamy na działanie – po prostu zapytajcie. Nasz zespół Anny Dąbrowskiej, specjalistki od raportowania, odpowie w ciągu 2h 14min.